İDARE VE ARŞİV MEMURLARINA TEKNİK KILAVUZ
Bakanlık ve Dairelerdeki Arşiv bölümünün düzenli bir şekilde çalışması burada görevli İdare Memurları ve Katiplerin gayretleri ile mümkündür. Konunun derinliğine inmeden Bakanlık veya Dairelerde görevlendirilen İdare Memurları ile Katiplerin görev ve sorumluluklarının aşağıda çıkarılması uygun mütalaa edilmiştir.
İDARE MEMURU:
Görev ve Sorumlulukları:
Bir Bakanlık veya
Dairede görevlendirilmesi halinde duruma göre İdari bir iş bölümünden
sorumlu olmak veya daha kıdemli veya daha tecrübeli bir memurun yardımcısı
olarak genel idari görevler yapmak ve kendisine verilen Daire ile ilgili
herhangi başka bir görev yapmak. Açıklama:İdare Memurları genellikle Bakanlık veya Dairelerin memur ihtiyaçlarını tesbit ve bunların giderilmesi için amirlerine önerilerde bulunmakla yükümlü olmalarına ilaveten mensup olduğu Bakanlık veya Dairenin fonksiyonları arasında bulunan görevlerde ilgili Bakan veya Daire Müdürüne servisi meşgul eden konular hakkında ciddi araştırmalarda bulunarak bunlar hakkında idari, hukuki ve mevzuat gereği mütalaa vererek işlerin ahenk ve düzen içerisinde objektif bir şekilde yürütülmesinde amirlerine ışık tutan sorumlu kimselerdir. Bu itibarla İdare Memurları Bakanlık veya Daire sorunları hakkında rutin prosedürü bilmekle iktifa etmemeli Yönetimin her dalında işlerin yürütülmesinde dayanak teşkil eden Kanun, Kural, Tüzük, Karar ve Genelgelerden tam manası ile bilinçli olmalıdır. Şöyleki, kendisine havale edilen konuların halli için hangi mevzuata baş vurulacağını veya hangi dosyaların evveliyatına rastlayabileceğini iyice bilmeli ve takip edilecek istikamet hakkında amirine yol gösterebilmelidir. Kısaca İdare Memurları servisin rehberleridir; bu itibarla yürürlükteki mevzuat hakkında bilinçli kimseler olmalıdır. Yakın bir gelecekte hizmet şemalarında öngörülen ilgili mevzuat hakkında tertiplenecek kurslara katılacaklar ve bunlar hakkında imtihana tabi tutulacaklardır.
BAŞKATİP:
Görev ve Sorumlulukları: Bakanlık veya Daire organizasyonundan sorumlu olmak. Kitabet sınıfı ile maiyetindeki diğer personele nezaret etmek ve bu memurların disiplininden sorumlu olmak. Mutad muhaberatı cevaplandırmak ve Dairesinin idaresine yardımcı olmak. Daire Müdürünün vereceği diğer görevleri ifa etmek.
Açıklama: Bakanlık ve Daire Arşivlerinin başı ve ayni zamanda gözü kulağıdır. Bakanlık ve Daireyi ilgilendiren muhaberatın hangi dosyaya gireceğini konular hakkındaki yazışmalara hangi dosya numarası verileceğini tayin eden ve bunların seyri hakkında tam bilgili olması gereken birisidir. Basit yazışmalar, gerekli hallerde cevaplandırması için direktif aldığında özel fakat anlamlı bir şekilde yanlışsız Türkçe veya İngilizce yazabilecek evsafı haiz olmalıdır. Memurların izin ve statü konularını iyi bilmeli bunların nasıl hesaplandığı veya saptandığı hakkında bilgi sahibi olmalıdır. Dosyaların muhafazası ve idamesinde ve maiyetinde çalışan memurların verimli ve disiplinli bir şekilde çalışmalarından sorumludur.
I.SINIF KATİP:
Görev ve Sorumlulukları: Bakanlık veya Dairenin kitabet işlerinin sorumlusu olarak görev yapmak; dairedeki kitabet işlerini organize ve bu işlerin yapılmasına nezaret etmek, sırasında bu gibi işleri bilfiil deruhte etmek. Daire Müdürü tarafından kendisine verilecek herhangi bir vazifeyi yerine getirmek. Başkatip görevlerini de ifa eder.
II.SINIF KATİP:
Görev ve Sorumlulukları: Muhaberatı kaydetmek, dosyalama ve daktilo yapmak da dahil Genel Kitabet İşleri, Kıdemli bir memur nezaretinde mutad muhasebe işlerini yapmak ve kendisine verilecek daha mes’uliyetli uygun görevleri ifa etmek.
İdare ve Kitabet memurlarının görev ve sorumluluklarını yukarıda özetledikten sonra Arşivin nasıl çalışması gerektiğine dönelim.
ARŞİV DOSYALARI:
2. Arşiv bir Dairenin en önemli hizmetlerinden biri olup Daireye gelen ve Daireden gönderilen bütün yazışmaların muhafaza ve işleminin tamamlanmasını takip eden şübedir; bu bakımdan evrakın muhafazası ve yazışmanın dosyalanması hususunda bazı prensiplere riayet edilmesi gerekir.
Arşivlerde genellikle aşağıdaki Kayıt Defterleri tutulur:-
a) dosya sayıları ve isimleri kayıt defteri; b) dosya fiş indeksi; c) karar ve emsaller için fiş indeksi; d) dosya hareket sicili; e) alınan evrak sicili; f) belli tarihlerde görülmesi gereken dosyalar için not defteri
3. Küçük dairelerde (b) ve (d)’de bahsedilen kayıt defterlerinin muhafaza etmek gerekli olmayabilir. Bu duruma göre kararlaştırılır.
4. Gelen yazılar Başkatip veya Arşiv sorumlusu tarafından açılır, (kişiye özel olanlar hariç) mühürlenir ve yukarıda (e)’de bahsedilen deftere kaydedildikten sonra bir özel cep dosyasına Bakan / Müdürün bilgisine getirilir.
5. Bakan/Müdür, gelen yazıları dosyada görür, parafe eder ve duruma göre gerekli talimatla ilgili şubelere havale edilmek üzere Arşiv’e iade eder. Arşivde konulara göre açılmış dosyalara işlenir ve ilgili şubelere gönderilir. Her dosyada bir evrak kayıt sayfası (minute sheet) bulundurulur ve dosyaya giren ve çıkan yazışmaların kaydı muntazaman sağlanır.
6. İlgili şubelerden gelen yazışmaların işleme konulduğunu kontrol etmek ve müsvedde yazıları, Bakan /Müdürün bilgisine getirip parafe edilmesini sağlamak. Arşiv Sorumlusunun görevidir. Bakan / Müdürün parafe ettiği yazılar tekrar Arşive gönderilir ve buradan da daktilo edilmek üzere daktilolara verilir.
7. Daktilo edilen yazılar tekrar Arşive verilir daktilo hatası olup olmadığı kontrol edildikten sonra buradan da yazıyı hazırlayan ilgili memurlara parafe etmek üzere gönderilir. Parafe edilen yazılar Arşiv kanalı ile imzalanmak üzere Bakan /Müdüre sunulur.
8. Mektuplar Bakan/Müdür tarafından imzalandıktan sonra Arşive iade edilir ve buradan da ilgili mercilere postalanır. Postalanan mektuplar tarih, dosya numarası, kime adres edildiği, alanın imzasını havi bir deftere işlenir. Posta ile postalanan mektuplar ayrı bir deftere işlenir.
9. Postalanan yazışmaların bir sureti ilgili dosyalara konduktan sonra referans verilerek mektubu hazırlayan memura gönderilir ve duruma göre ya tekrar gelmesi (B.U.) için not düşülür veya işlem istemez (P.A.) diye dosya gerekli işlem için Arşive iade edilir.
10. Bir dosya, lüzumundan fazla kabarık olduğu zaman, ayni isim ve sayı altında yeni bir dosya açılır ve “Kısım II” olarak işaretlenir.
11. Dosyaların muhafaza etmek, berbat olmamalarına dikkat etmek ve herhangi bir işlem yapılması için arzedilmeden önce gerekli olduğu hallerde bunları tamir etmekten Arşiv memurları sorumludur. Rapor ve tutanak kanatları ile eklerin parçalanmaması ve yırtılmaması ve bağlar,kanatları aşındırmağa başladığı zaman, bağ deliklerinin kare şeklinde kalın kağıtla takviye edilmesine özellikle dikkat edilmelidir.
12. Hiçbir memur bir dosyayı azamı 72 (3 gün) saatten fazla yanında tutmamalıdır. Bu müddet zarfında herhangi bir evrak için işlem yapılamazsa sözkonusu evrakın belirtilmiş bir tarihte tekrar gelmesi için not düşülür ve Arşive gönderilir. Arşivde “görülmesi gereken dosyalar” not defterine kaydı yapılır ve belirtilen tarihte ilgili memura gönderilir.
13. Tesbit edilmiş günlerde görülecek olan evrakın mevcut olup olmadığı hususunda “görülmesi gereken dosyalar” not defterine hergün bakılmalıdır. Herhangi bir evrakın görülmesi tesbit edilen günde ibraz edilememesi halinde, dosyayı ilgili tarihte görmek için dosyaya not koyan memura gecikmeksizin durumu izah eden bir rarpor sunulur.
|